Over kleine en reguliere plannen (het merendeel van de bouwplanaanvragen) wordt door de gemeentelijke adviseurs een advies gegeven onder mandaat (in naam) van de commissie.
Grotere plannen en aanvragen met een breed publiek belang worden behandeld in de commissievergadering. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de ‘kleine’ commissie (bezoek van de rayonarchitect aan de betreffende gemeente) en de ‘grote’ commissie, deze laatste wordt hieronder verder toegelicht.
Hoe verloopt een commissievergadering?
Tijdens de vergadering bestaat de commissie uit: de voorzitter, meerdere commissieleden, de secretaris en de gemeentelijke rayonarchitect of monumentenadviseur. Als er rijksmonumenten worden besproken, is meestal ook de regioadviseur van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) aanwezig.
Voorafgaand aan de vergadering hebben de leden de stukken, die de initiatiefnemer via de gemeente heeft ingediend, bestudeerd.
Op het moment dat een plan in de vergadering besproken wordt geeft eerst de gemeente, aanvrager/initiatiefnemer en/of ontwerper een beknopte toelichting geven op de plannen.
Daarna volgt een gesprek/vragenronde onder leiding van de voorzitter. In geval van een vooroverleg gaat hier hierbij vooral om het geven van adviezen en aanbevelingen en het aangeven van de kaders waarbinnen het plan uiteindelijk wordt beoordeeld. Bij een definitieve adviesaanvraag betreft het voornamelijk verduidelijkingsvragen.
Hierna geven de commissie leden een beoordeling van het (voorontwerp)plan en daarna sluit de voorzitter af met een korte samenvatting en uitkomst van het advies.
Vervolg
De uitkomst van de vergadering wordt verwerkt in een schriftelijk advies. Dit advies van de commissie wordt via Portaal Libau gestuurd aan de gemeente en vormt een onderdeel van de vergunningaanvraag. Indien er nog geen positief advies kan worden gegeven dan wordt dit op gemotiveerde wijze uitgelegd. Tevens worden aanbevelingen gegeven op welke wijze het plan wel tot een positief advies kan komen.
